Ak ste si za posledný rok či dva kupovali tlačiareň, možno ste sa stretli s tým, že predajca vám namiesto laserového radil radšej kúpiť atramentový model. Epson napríklad tvrdí, že laser je už takpovediac za zenitom a technológia dosiahla svoje maximá. Vraj od laserových tlačiarní nemožno očakávať nič prelomové. Úplne inak sú na tom atramentové tlačiarne, ktoré majú najlepšie roky ešte len pred sebou. Zatiaľ môžme len polemizovať, či sa za tým náhodou neukrýva tak trochu aj prehnaná iniciatíva firiem predávať viac atramentových náplní na úkor lacnejšieho farebného prášku, ktorý poháňa laser. V jednom však je možné dať Epsonu, Canonu, Xeroxu a ďalším za pravdu – atrament možno tlačí drahšie, no kvalitnejšie a tlačiareň má neporovnateľne nižšiu spotrebu.
Tlačí sa viac a spotreba papiera raketovo rastie
Aj napriek rôznym snahám firiem presvedčiť svojich zamestnancov, aby tlačili menej, efektívnejšie a aby zbytočne neplytvali papierom, zažívajú tlačiarne zlaté časy. Menej sa nie len, že netlačí, ale deje sa presný opak. Podľa štatistického portálu Statista ľudia v minulom roku spotrebovali až 400 miliónov ton papiera. Samozrejme, nie všetok požierali tlačiarne, no číslo je to priam zarážajúce. Niekto by možno očakával, že pri trendoch ako je bezpapierová kancelária sa bude spotreba papieru klesať. Podľa Organizácie spojených národov však spotreba papiera klesať nebude, ale naopak vzrastie až o 50 percent.
Priemerný zamestnanec v priemernej firme spotrebuje ročne až 10-tisíc strán papiera v celkovej hodnote 70–90 eur. Ak si k tomu pripočítate cenu atramentu alebo toneru, energiu a všetok čas, pochopíte aké dopady má obyčajná tlač na rozpočet firmy. Je preto logické, že firmy hľadajú spôsob ako znižovať náklady na tlač, no kvôli cene práce a spotrebného materiálu nemajú veľa priestoru na manévrovanie. Jednou z menej toxických alternatív je už spomínaná bezpapierová kancelária, v ktorej síce nebude na stole chýbať tlačiareň, no zmenia sa návyky a procesy vo firme. V praxi sa s podobným prístupom môžeme stretnúť už dnes. Orange, Telekom alebo O2 od zákazníkov nepožadujú, aby dokumenty podpisovali fyzicky, ale aby si ich len prečítali a svoj súhlas s podmienkami potvrdili podpisom na tablete. Podobne už dnes doručujú balíky aj kuriérske spoločnosti, ktoré požadujú už len podpis prstom.
Paradoxné je, že výrobcovia tlačiarní si uvedomujú nastupujúci, či skôr postupujúci, trend bezpapierových kancelárií. Napriek tomu chŕlia jednu tlačiareň za druhou. Ako napríklad nepriamo potvrdzuje Xerox, tlačiarne považujú ľudia stále za najdôležitejší kancelársky nástroj. Podľa jej vlastného prieskumu je tlačiareň pre 81 percent ľudí v kancelárii dôležitejšia než perá či počítače.
Úplne bez papiera to nepôjde
Epson, Canon a ďalší zatiaľ len nepriamo priznávajú, že v kanceláriách bez papiera vidia aj iný biznis – skenery. Tie sú a budú pri premieňaní fyzických dokumentov na digitálne potrebné. Správa a spracovanie digitalizovaných dokumentov sú podľa šéfky Xeroxu, Veroniky Brázdilovej, „rýchlejšie a jednoduchšie“. Podstatné na tom je však to, že dokumenty môžu byť uložené v cloude a prístup k nim môže mať ktokoľvek z firmy. Či už ide o obchodné zmluvy, faktúry alebo správy, zápisnice a iné dokumenty, nie je ich potrebné mať uložené v ťažkom kontajneri na jednom mieste a neustále niekoho žiadať, aby konkrétny dokument vyhľadal. Ak firmy plánujú všetko zdigitalizovať, musia myslieť aj na politiku digitálnych podpisov, bez ktorých dokumenty nemajú potrebnú “váhu”. Úplne bez papiera však žiadna firma v dohľadnej dobe fungovať nebude. Lepšou alternatívou slovného spojenia bezpapierová kancelária (z angl. paperless office) by tak bolo kancelária využívajúca minimum papiera (z angl. paper-light).